Sastanci i skupovi “licem u lice” umnogome se razlikuju od svojih digitalnih ekvivalenata. Kako bi online sastanci i webinari ispunili očekivanja organizatora i učesnika, važno je imati na umu i određena pravila lijepog ponašanja koja važe u ovakvim situacijama.
Online sastanci (videokonferencije, webinari i dr.) već godinama su prisutni u poslovnim i obrazovnim krugovima, zdravstvu itd. Međutim, sa izbijanjem pandemije COVID-19, kao nikada prije, online sastanci postali su sve zastupljeniji, a nerijetko i nezamjenjiv način komunikacije. Dovoljan je jedan klik mišem da se soba, kancelarija ili neki drugi prostor u kojem se nalazimo pretvori u konferencijsku salu. Naš privatni prostor i okruženje samim tim postaju dio nekog šireg javnog prostora i naša ležernost, karakteristična za boravak u privatnim prostorijama, najednom je pozvana da bude zamijenjena ponašanjem koje je u skladu sa normama tradicionalnog poslovnog bontona.
Koja su to osnovna pravila lijepog ponašanja i komuniciranja na online sastancima i webinarima?
Uključite svoju web-kameru
Tako će govornici i učesnici moći povezati vaše lice sa vašim glasom i govorom vašeg tijela, što je izuzetno važno s obzirom na to da neverbalna komunikacija znatno doprinosi kvalitetu komunikacijskog procesa i kvalitetnoj grupnoj dinamici tokom sastanka.
Provjerite da li vaš audio/videosistem dobro radi
Veoma je važno da se govornici i učesnici jasno čuju i vide.
Prikladno se obucite
Iako sastanku možda prisustvujete iz udobnosti vašeg doma, prikladno se obucite, jer ćete samo na taj način izgledati profesionalno.
Prilagodite okolinu
Pobrinite se da za vrijeme trajanja sastanka vaše okruženje bude uredno (bez prizora nespremljenog kreveta, otvorenog ormara, hrane itd.) i podesite uvjete oko sebe, da biste izgledali prirodno i profesionalno. Vodite računa o kadru i osvjetljenju, pri čemu kamera treba da bude u visini vaših očiju, kadar što uži, a osvjetljenje jako. Minimizirajte ometanja u vidu raznih šumova izvana i nastojte da vaše kolege, kućni ljubimci i članovi porodice ne postanu slučajni učesnici sastanka.
Ne konzumirajte hranu za vrijeme sastanka
Nije pristojno jesti za vrijeme sastanka, između ostalog zato što odvlači pažnju drugim učesnicima.
Ukoliko ste organizator-voditelj sastanka
- Pošaljite poziv učesnicima sa jasno navedenim terminom održavanja, dnevnim redom i materijalom.
- Prije sastanka testirajte audio/videopostavke na platformi koju koristite i ostale tehničke uslove.
- Dobro se pripremite i držite se dnevnog reda i određene satnice. Na početku sastanka upoznajte učesnike sa dnevnim redom i napravite uvod u svoje izlaganje.
- Prilikom prezentacije zatvorite sve ostale vidljive prozore, preglednike i aplikacije.
- Angažujte nekog od kolega da vam pomogne u pravljenju bilješki.
- Budite kratki i konkretni – poštujte tuđe vrijeme.
- Na kraju, kratko sumirajte rezultate sastanka i zahvalite učesnicima na prisustvu.
Ako ste učesnik sastanka
Unaprijed se obavijestite o temi i rasporedu sastanka i pregledajte dostavljene materijale.
- Držite se vremenskog okvira. Ukoliko zakasnite, ne ometajte druge i nastojte se uklopiti što prije.
- Isključite mikrofon kada ne razgovarate.
- Prije nego što počnete govoriti, predstavite se.
- Ne ometajte govornika, niti ostale učesnike “upadanjem” u riječ.
- Pitanja postavljajte putem chata ili dizanjem ruke i čekajte da budete prozvani.
- Pravite bilješke pomoću kojih ćete sumirati rezultate sastanka.
- Budite fokusirani i angažovani. Tako ćete izvući najbolje iz sastanka u kojem učestvujete.
