Састанци и скупови „лицем у лице“ умногоме се разликују од својих дигиталних еквивалената. Да би онлајн састанци и вебинари испунили очекивања организатора и учесника, важно је имати на уму и одређена правила лијепог понашања која важе у оваквим ситуацијама.
Онлајн састанци (видеоконференције, вебинари и др.) већ годинама су присутни у пословним и образовним круговима, здравству итд. Међутим, са избијањем пандемије Ковид-19, као никада прије, онлајн састанци постали су све заступљенији, а неријетко и незамјењив начин комуникације. Довољан је један клик мишем да се соба, канцеларија или неки други простор у којем се налазимо претвори у конференцијску салу. Наш приватни простор и окружење самим тим постају дио неког ширег јавног простора и наша лежерност, карактеристична за боравак у приватним просторијама, наједном је позвана да буде замијењена понашањем које је у складу са нормама традиционалног пословног бонтона.
Која су то основна правила лијепог понашања и комуницирања на онлајн састанцима и вебинарима?
Укључите своју веб-камеру
Тако ће говорници и учесници моћи да повежу ваше лице са вашим гласом и говором вашег тијела, што је изузетно важно с обзиром на то да невербална комуникација знатно доприноси квалитету комуникационог процеса и квалитетној групној динамици током састанка.
Провјерите да ли ваш аудио/видео–систем добро ради
Веома је важно да се говорници и учесници јасно чују и виде.
Прикладно се обуците
Иако састанку можда присуствујете из удобности вашег дома, прикладно се обуците, јер ћете само на тај начин изгледати професионално.
Прилагодите околину
Побрините се да за вријеме трајања састанка ваше окружење буде уредно (без призора неспремљеног кревета, отвореног ормара, хране итд.) и подесите услове око себе, да бисте изгледали природно и професионално. Водите рачуна о кадру и освјетљењу, при чему камера треба да буде у висини ваших очију, кадар што ужи, а освјетљење јако. Минимизирајте ометања у виду разних шумова извана и настојте да ваше колеге, кућни љубимци и чланови породице не постану случајни учесници састанка.
Не конзумирајте храну за вријеме састанка
Није пристојно јести за вријеме састанка, између осталог зато што одвлачи пажњу другим учесницима.
Уколико сте организатор-водитељ састанка
- Пошаљите позив учесницима са јасно наведеним термином одржавања, дневним редом и материјалом.
- Прије састанка тестирајте аудио/видеопоставке на платформи коју користите и остале техничке услове.
- Добро се припремите и држите се дневног реда и одређене сатнице. На почетку састанка упознајте учеснике са дневним редом и направите увод у своје излагање.
- Приликом презентације затворите све остале видљиве прозоре, прегледнике и апликације.
- Ангажујте неког од колега да вам помогне у прављењу биљешки.
- Будите кратки и конкретни – поштујте туђе вријеме.
- На крају, кратко сумирајте резултате састанка и захвалите учесницима на присуству.
Ако сте учесник састанка
Унапријед се обавијестите о теми и распореду састанка и прегледајте достављене материјале.
- Држите се временског оквира. Уколико закасните, не ометајте друге и настојте да се уклопите што прије.
- Искључите микрофон када не разговарате.
- Прије него што почнете говорити, представите се.
- Не ометајте говорника, нити остале учеснике „упадањем“ у ријеч.
- Питања постављајте путем чата или дизањем руке и чекајте да будете прозвани.
- Правите биљешке помоћу којих ћете сумирати резултате састанка.
- Будите фокусирани и ангажовани. Тако ћете извући најбоље из састанка у којем учествујете.
