Sastanci i skupovi “licem u lice” umnogome se razlikuju od svojih digitalnih ekvivalenata. Kako bi online sastanci i webinari ispunili očekivanja organizatora i sudionika, važno je imati na umu i određena pravila lijepog ponašanja koja važe u ovakvim situacijama.
Online sastanci (videokonferencije, webinari i dr.) već godinama su prisutni u poslovnim i obrazovnim krugovima, zdravstvu itd. Međutim, s izbijanjem pandemije COVID-19, kao nikada prije, online sastanci postali su sve zastupljeniji, a nerijetko i nezamjenjiv način komunikacije. Dovoljan je jedan klik mišem da se soba, ured ili neki drugi prostor u kojem se nalazimo pretvori u konferencijsku salu. Naš privatni prostor i okruženje samim tim postaju dio nekog šireg javnog prostora i naša ležernost, karakteristična za boravak u privatnim prostorijama, najednom je pozvana da bude zamijenjena ponašanjem koje je sukladno normama tradicionalnog poslovnog bontona.
Koja su to osnovna pravila lijepog ponašanja i komuniciranja na online sastancima i webinarima?
Uključite svoju web-kameru
Tako će govornici i sudionici moći povezati vaše lice s vašim glasom i govorom vašeg tijela, što je iznimno važno budući da neverbalna komunikacija znatno doprinosi kvaliteti komunikacijskog procesa i kvalitetnoj skupnoj dinamici tijekom sastanka.
Provjerite da li vaš audio/videosistem dobro radi
Veoma je važno da se govornici i sudionici jasno čuju i vide.
Prikladno se obucite
Iako sastanku možda nazočite iz udobnosti vašeg doma, prikladno se obucite, jer ćete samo na taj način izgledati profesionalno.
Prilagodite okolinu
Pobrinite se da za vrijeme trajanja sastanka vaše okruženje bude uredno (bez prizora nespremljenog kreveta, otvorenog ormara, hrane itd.) i podesite uvjete oko sebe, kako biste izgledali prirodno i profesionalno. Vodite računa o kadru i osvjetljenju, pri čemu kamera treba biti u visini vaših očiju, kadar što uži, a osvjetljenje jako. Minimizirajte ometanja u vidu raznih šumova izvana i nastojte da vaše kolege, kućni ljubimci i članovi obitelji ne postanu slučajni sudionici sastanka.
Ne konzumirajte hranu za vrijeme sastanka
Nije pristojno jesti za vrijeme sastanka, između ostalog zato što odvlači pozornost drugim sudionicima.
Ukoliko ste organizator-voditelj sastanka
- Pošaljite poziv sudionicima s jasno navedenim terminom održavanja, dnevnim redom i materijalom.
- Prije sastanka testirajte audio/videopostavke na platformi koju koristite i ostale tehničke uvjete.
- Dobro se pripremite i držite se dnevnog reda i određene satnice. Na početku sastanka upoznajte sudionike s dnevnim redom i napravite uvod u svoje izlaganje.
- Prilikom prezentacije zatvorite sve ostale vidljive prozore, preglednike i aplikacije.
- Angažirajte nekog od kolega da vam pomogne u pravljenju bilješki.
- Budite kratki i konkretni – poštujte tuđe vrijeme.
- Na kraju, kratko sumirajte rezultate sastanka i zahvalite sudionicima na nazočnosti.
Ako ste sudionik sastanka
Unaprijed se obavijestite o temi i rasporedu sastanka i pregledajte dostavljene materijale.
- Držite se vremenskog okvira. Ukoliko zakasnite, ne ometajte druge i nastojte se uklopiti što prije.
- Isključite mikrofon kada ne razgovarate.
- Prije nego što počnete govoriti, predstavite se.
- Ne ometajte govornika, niti ostale sudionike “upadanjem” u riječ.
- Pitanja postavljajte putem chata ili dizanjem ruke i čekajte da budete prozvani.
- Pravite bilješke pomoću kojih ćete sumirati rezultate sastanka.
- Budite fokusirani i angažirani. Tako ćete izvući najbolje iz sastanka u kojem sudjelujete.
